Kako vpeljati desing v organizacijo

… in se pri tem izogniti običajnim pastem?

Vodje podjetij nas pogosto sprašujejo, kako ocenjujemo zrelost področja designa v njihovi organizaciji in kakšne učinke sploh lahko od njega pričakujejo. Na to nimamo preprostega odgovora. Vemo pa, da tudi v Sloveniji obstajajo organizacije, ki uspešno tekmujejo na mednarodni ravni – organizacije, ki so skozi leta svojega poslovanja načrtno vzpostavila design kot svojo glavno kompetenco. Tovrstne organizacije so šle skozi pet tipičnih stopenj razvoja področja designa. Pri tem sta bila izobraževanje in usposabljanje (zaposlenih in vodstva) ključna dejavnika uspeha, ki sta tem podjetjem omogočila trajnostno konkurenčno prednost.

Če želi organizacija učinkovito in trajno izkoriščati potencial designa, se mora izobraziti in usposobiti, pa tudi intenzivno in kontinuirano voditi vse zaposlene skozi predvidljive stopnje rasti. Zrelost, ki jo ključni zaposleni dosegajo z načrtno krepitvijo svojih kompetenc, narašča – z njo pa dozoreva tudi celotno področje designa v organizaciji. Bolj ali manj vzporedno se razvija tudi vloga ključnih posameznikov – iz nekdanjih izdelovalcev nastajajo načrtovalci, povezovalci, izvedenci in ne nazadnje tudi vizionarji.

Da je podjetje doseglo zrelo fazo razvoja, lahko vidimo že od daleč – po očitni osredotočenosti na redno izvajanje in vključevanje projektov designa kot tudi po načrtnem upravljanju področja designa, uporabi design metodologij in orodij ter končno po prodornosti in vplivu internih vodij, zadolženih za design.

Prehodi iz ene stopnje zrelosti na naslednjo so zanamovani z razvojnimi ovirami – organizacija jih lahko najučinkoviteje preseže z izobraževanjem oziroma usposabljanjem internih kadrov.

Prva stopnja – oblikovalci imajo vlogo izdelovalcev oblik

Organizacija tipično pričakuje le, da bodo oblikovalci poskrbeli za lepe oblike. To naj bi bila vendarle njihova temeljna kompetenca, ki so se je naučili v umetniških šolah. Ko postanejo vključeni oblikovalci pri tem uspešni, organizacija naleti na svojo prvo razvojno oviro oziroma vrzel v razpoložljivih kompetencah. Boljši so oblikovalci, pogosteje so vabljeni tudi k sodelovanju pri zahtevnejših projektih, včasih tudi pri več projektih hkrati. To je faza, ko vloge oblikovalca organizaciji ni treba več »prodajati«, saj jo je že »kupila«. A če želi organizacija v tej fazi povečati merljiv vpliv področja designa, mora v nabor kompetenc vključenih oblikovalcev dodati sposobnosti sodelovanja in sistemskega razmišljanja.

V tej fazi bodo podjetju rast omogočila znanja glede oblikovanja sistemov, kot sta portfelj izdelkov ali ekosistem stičnih točk. Za uspešen prehod iz izdelovanja enkratnih oblik na oblikovanje sistemov mora vodstvo poskrbeti za razširitev nabora internih design kompetenc in kapacitet ter se tudi sámo usposobiti – predvsem za učinkovito in uspešno vodenje oblikovalcev pri večjih in kompleksnejših projektih.

Druga stopnja – organizacija vzpostavi vlogo načrtovalca designa

Ko interni naročniki designa in vključeni oblikovalci dosežejo sposobnost sodelovanja in sistemskega razmišljanja, so vzpostavljeni pogoji za načrtovanje designa. Načrtovalci začnejo sodelovati z večjimi notranjimi in/ali zunanjimi ekipami oblikovalcev, uporabljajo sodobna oblikovalska orodja in namesto predmetov njihovi projekti oblikujejo sisteme. Na podlagi navodil za oblikovanje (design briefov ali projektnih izhodišč designa) snujejo čudovite rešitve, še vedno pa ostaja njihovo delo ločeno od ostalih funkcij podjetja. Zaradi večjega obsega pridobi design večji vpliv, v fazah strateškega načrtovanja ga organizacija začne uvrščati višje. Toda design še vedno izvajajo oblikovalci po naročilu in specifikacijah organizacije.

Na tej stopnji razvoja področja designa organizacija naleti na svojo drugo razvojno oviro . Če jo želi preseči, mora dostop do funkcije designa in procesov omogočiti vsem internim funkcijam ali službam, ki so kakorkoli povezane z razvojnimi cilji podjetja. Namesto izdelovalcev oblik bodo oblikovalci tako postali reševalci poslovnih problemov organizacije, da bi jim to uspelo bodo svojim design kolegom, v vodstvu organizacij morali dovoliti vstopiti v sam proces, kar pa bo za vsakega oblikovalca velik izziv.

Na tej stopnji bodo podjetju rast omogočila znanja uspešnega sodelovanja. Po naših izkušnjah morajo organizacije prepoznati pomen ožjih ekip s stalnim mestom za oblikovalca in potrebo po vključenosti teh od začetka do konca načrtovanja. Razumeti morajo delovanje procesa designa in načine, kako ga povezati z ostalimi poslovnimi procesi. Za uspešno oblikovanje sistemov mora design prepričati vodstvo v vodoravno (namesto navpično ali področno) vpetost projekta in tako odpraviti organizacijske silose oziroma ovire med funkcijami ali službami. Na koncu mora design z vodstvom soustvariti še jasna navodila za oblikovanje (projektna izhodišča designa ali briefe) in interne kriterije dobrega designa.

Na tej stopnji je praktična rešitev interna akademija za design ali združitev enot za design, na primer v trženju, raziskavah in razvoju, kar poveča stopnjo strokovnosti tako oblikovalcev kot tudi neoblikovalcev. V organizacijah, kot sta Adidas in LEGO, takšne rešitve prispevajo k boljšemu sodelovanju med designom in vodstvom.

Tretja stopnja – organizacija poveže področje designa

Ko so povezani z vsemi internimi službami ali funkcijami podjetja, lahko oblikovalci začnejo ustvarjati veliko bolj učinkovite rešitve. Ko pozna probleme in potrebe uporabnika kot tudi vseh ostalih poslovnih interesov in pogojev izvedbe, ima področje designa precej večji vpliv. Design v tej fazi končno pridobi odlično izhodišče, da potrebe uporabnika poveže s potrebami podjetja in tehnološkimi možnostmi. Vključeni posamezniki v tej fazi načrtujejo in vodijo delavnice, znajo uporabljati prototipe designa kot pomoč v procesu reševanja problemov ter obvladajo jezik poslovanja in tehnologij.

Ko je interno področje designa sposobno povezovati potrebe uporabnika in organizacije s tehnološkimi možnostmi, hkrati pa z raziskavami designa zbirati vpoglede, bodo njihove oblikovalske rešitve bolj usklajene z interesi deležnikov. Zaradi tega bodo njihovi designi precej bolj uspešni.

Organizacija v tej fazi naleti na novo razvojno oviro – kompleksnost (tretja vrzel v kompetencah).
Razvoj povečanega števila design projektov zahteva ogromno virov in poteka v kompleksnem svetu. Na koncu pa večina oblikovanih rešitev preprosto ne deluje dovolj dobro ali ne ustvarja dovolj velike vrednosti. Včasih se med trajanjem projekta spremenijo okoliščine, tržne razmere ali konkurenti.

Da bi rešili tovrstne izzive, se mora področje designa naučiti uporabljati bolj analitične pristope – postavljati hipoteze in scenarije, izvajati poskuse ter analizirati rezultate. Od tega, da oblikujejo z namenom reševanja, preidejo k oblikovanju z namenom odkrivanja in razumevanja. Za organizacijo lahko pomeni prehod na bolj analitičen način delovanja zahteva večji premik v razmišljanju, zato zgolj izvajanje »Design thinking« delavnic ne bo zadostovalo. Izobraževanja in delavnice predstaviti vrednost pristopov designa v smislu prispevanja h kakovosti in uspešnosti projektov – vizualno razmišljanje, uporaba prototipov za zbiranje uvidov in vrednotenju usmeritev, vodenje procesov inoviranja ter prepoznavanje potreb. Področje designa tako ne bo več zgolj izvajalec nalog, temveč jih bo soustvarjal ter spremljalo v uspešna potovanja uporabnika (user journeys). Področje designa bo moralo razviti razumljive strategije in jih učinkovito uvesti v vse funkcije podjetja.

Četrta stopnja – design postane vplivna interna strokovna kompetenca

Interni strokovnjaki znajo uporabiti svoja znanja designa, veščine in analitične sposobnosti. Znajo graditi, meriti in se učiti. Tudi z apliciranjem pristopov designa, razmišljanjem in načrtnimi orodji znajo projekte povzdigniti na višjo raven – zmanjšati tveganje in povečati uspešnost.

…

To besedilo se nadaljuje v knjigi Z designom do uspešne organizacije.