Dokumenti s pravili mogoče niso seksi …

… so pa pomembni.

Strateški dokumenti v podjetju nam namreč pomagajo pri tem, da lažje in hitreje sprejemamo pomembne odločitve v podjetju; da suverene odločitve na različnih nivojih lahko sprejema več ljudi; da je pri odločanju manj prostora za subjektivna mnenja in nenazadnje, da lažje merimo in spremljamo posledice svojih odločitev ter tako po potrebi prilagajamo usmeritev ali aktivnosti podjetja.

Vir skupnega znanja in informacij o kupcih

To je bilo sporočilo Igorja Međugorca, specialista za artikulacijo strategij iz podjetja Rdeči oblak. Prepričan je, da je prav sposobnost artikuliranja jasne strategije pomebna lastnost uspešnih organizacij — ne le zato, da te dokumente imamo, ampak predvsem zato, ker skozi njihovo nastajanje večplastno in strukturirano razmišljamo o svojem podjetju in o tem, kaj ponuja uporabnikom. V vsakem podjetju je namreč ogromno znanja in izkušenj skritega v glavah posameznikov, dokumenti, v katere ga zapišemo, pa to znanje zberejo, konsolidirajo in ga naredijo prenosljivega.

Oblikovanje design in brand managment dokumentov je v tem smislu kritičen poslovni proces, saj zagotavi strukturo, izboljša komunikacijo, zmanjša tveganja in zagotovi učinkovitost pri doseganju ciljev. Pri svojem več kot 20-letnem delu svetovalca je opazil, da veliko pozornosti namenjamo predstavljanju uspešnih komunikacijskih, oblikovalskih in znamčnih projektov, precej manj pa orodjem, ki takšne prakse usmerjajo, podpirajo in omogočajo njihovo dosledno izvajanje. Posledica pa je, da strateški dokumenti — tudi, če že nastanejo — pogosto obtičijo v predalu.

“Pravila oziroma strategijo pogosto razumemo kot omejitve inovativnosti, zato se jih težko držimo,” pravi Igor. In dodaja, da je v resnici ravno nasprotno: če so pripravljeni in upravljani pravilno, so strateški dokumenti uporabno, živo orodje, ki nam pomaga ohranjati stik s svojim poslanstvom, kupci in uporabniki ter povezovati ekipo, da razume in uresničuje skupne cilje.

Pot je enako pomembna kot cilj

Po njegovih izkušnjah je bolj kot to, da stremimo k obsežnim, popolnim dokumentom pomembno to, kako nastanejo in kako jih uporabljamo.

Prvi ključni korak je sam proces nastajanja, kjer pravila in dokumenti niso sami sebi namen, ampak predstavljajo materializiran rezultat razumevanja, usklajevanja in odločanja. Investicija v kolaborativen, strokovno voden proces, ki vključuje vse faze in ravni podjetja, upošteva kulturo podjetja in poteka v varnem prostoru z dovolj časa in virov ter ob prisotnosti vseh ključnih kadrov, je nujna osnova za to, da bodo nastala pravila in usmeritve res odsevala podjetje.

V naslednjem koraku je pomembno, da pravila ne ostanejo le mrtve črke na papirju, ampak da iz njih naredimo orodja: modele, pravilnike, sheme, kriterije ipd. Ta pretvarjajo kompleksne informacije v pregledno in uporabno obliko in tako zagotavljajo kontinuiteto in konsistentnost delovanja. Orodja so koristna, ker zaposlenim zagotavljajo praktične pripomočke za odločanje in delovanje; z njimi poskrbimo, da se ekipe ne izgubijo v podrobnostih in neštetih možnostih, ampak da ohranijo razumevanje smisla svojega početja in pogumne ambicije.

Na koncu moramo poskrbeti še za integracijo. Po domače povedano: za to, da dokumente in orodja uporabljamo za usmerjanje in spreminjanje načinov delovanja. Da bi postali uporabni v praksi, po Igorjevih izkušnjah dokumenti potrebujejo jasno lastništvo, interni onboarding in dosledno uporabo v internih procesih, k boljši sprejetosti pa pogosto pomaga zunanja validacija, na primer dobra izkušnja, izmerjena izboljšava ali mnenje strokovnjaka.

Kaj je tisto, kar nujno potrebujemo?

Strateških dokumentov oziroma orodij, dogovorov, ki nam pomagajo ohranjati stik z znamko in preverjati smiselnost poslovnih priložnosti, je veliko. Igor je med njimi izbral in podrobneje pojasnil šest tistih, ki so se v njegovi praksi izkazali za najbolj uporabne:

• Poslovni okvir oz. poslovna strategija,
• Strateška smer oz. kompas znamke,
• Ključni segmenti oz. ciljne skupine,
• Naš ekosistem oz. pot uporabnika,
• Prostor vpliva oz. zemljevid stičnih točk uporabnika s podjetjem ter
• Roadmap oziroma načrt dela in izboljšav.

Vsi ti dokumenti seveda ne morejo nastati čez noč. In v prvi različici verjetno ne bodo popolni, še tako odlični in obsežni pa v hitro spreminjajočem se poslovnem okolju nikoli ne bodo večni. Kot vsake veščine, je zaključil Igor, se je treba tudi strateškega upravljanja svojega podjetja ali znamke naučiti, odločitve in usmeritve pa redno validirati. A po njegovih izkušnjah ni pomembno to, da je vsebina dokumentov pravilna in popolna; bolj bistveno je, da nas njihova priprava in uporaba prisili k bolj osredotočenem sprejemanju poslovnih odločitev.

foto: Tina Mahne